パソコンを覚えたい?まずはキーボード…よりも整理整頓だ!

パソコン初心者から中級者にとって実際に役立つ話をしますよ!

あなたがもし自分のことを初心者から中級者の間にいると思うなら読んでみてください。

 

まず最初に質問、「あなたがパソコンを使っている時、何に最も時間を割いていますか?」

  • インターネットを楽しんでいる
  • デジカメで撮影した写真を印刷している
  • ExcelやWordで書類や資料を作っている
  • メールをしている

他にも色々あるかと思います。パソコンは便利で沢山のことができますからね。その便利さが社会人を苦しめているという説もありますがここでは触れません。

 

実は多くの人が上に書いたようなこと以外に、「目的のファイルを探す」ことに時間を費やしています。

だからこそ私は言いたい。「パソコンを使いたいなら、まず整理整頓から始めよう」と。

 

パソコン作業において最も大きなロス

どんな分野でも、作業を効率よく進めるためには無駄をなくすことが大事です。ものを探している時間は短いほど良い。よく整理されている作業机だと仕事が捗りますよね?

ただし、パソコンのデータは直接手で触ることができず、画面でしか確認することができません。このせいなのか、自分の部屋が片付いていてもパソコンの中が整理整頓されていない人は結構多い。

整理整頓された作業部屋はだと作業が捗りますが、ぐちゃぐちゃな状態だと探し物にばかり時間がかかって、やりたい作業が始められません。ストレスがとめどなく溢れてきます。

 

パソコン作業において最も大きなロスは、ファイルを探す時間です。

 

ファイルのゴミ屋敷

こんな条件に当てはまる人は要注意、パソコンがゴミ屋敷と言われても文句は言えぬ。

  • デスクトップに大量のアイコン(アプリの絵やファイル、フォルダ等)が並んでいる
  • 似たような名前のファイルやフォルダが色々な場所に存在している
  • ファイル名、フォルダ名のルールがなく、その時の気分で保存場所を決めている

本当はもっと短時間で、ストレスなく作業ができるはずです。早めにパソコンと自分を解放してあげてください。

 

ファイルが見つからない以上に大きなダメージ

想像してください。あなたは翌日のプレゼンで使う資料を、必死の思いで徹夜して完成させました。

そしてプレゼン本番、プロジェクターに接続したノートパソコンを使って、いざ仕上げたファイルを開い…あれ?作った資料が見当たらないんですけど…

この時点で胃が痛いです。会議室にいる人達の目線がぐっさぐっさ突き刺さってきます。いや待て待て落ち着いて探せばちゃんとあるはず昨日あれだけ頑張ったしいや頑張ったのって今日かなどういう名前で保存してたっけあーダメだ何も思いつかん誰かしゃべって沈黙を破ってそして私を助けて…

課長「あー、もういいよ。大丈夫だから。」

この場合、あなたはきっと大丈夫ではないんですが、ファイルのゴミ屋敷住人はこういうことが頻繁に起きます。

 

でもこれよりも酷いケースがあります。それは「似たような別のファイルと間違える」ことです。

とある会社で働いていたB君は、取引先に契約関係のファイルをメールで送信し、OKの返事をもらい、契約を締結しました。

2か月以上経って、B君は部長に呼び出されました。取引先から金額について問い合わせがあり、契約内容と違っていたので確認して欲しいとのこと。

急いでデスクに戻り、送ったメールを確認したB君は血の気が引きました。彼は最終決定した金額ではなく、それより前の金額がかかれていたファイルを送っていたのです…

契約の差額はB君の年収よりも大きく、その影響かは不明ですがB君の査定は下がり、ボーナスはきっちりと減りました。それだけで済んだのでラッキーと言えばラッキーだったのかもしれません…

「見つからない」よりも「間違っていることに気付かない」ことの方が危険なんです。

 

ファイルを整理するための具体的な方法

私は情報だけで実際は役に立たない記事を読むこともある意味ロスだと思っているので、できるだけ実体験に基づいた実践的なものを紹介します。

3つのTを意識する

最初に意識して欲しいのは3つのT「Type」「Time」「Target」です。

 

「Type」は分類です。これはExcelファイルやWordファイル、ということではありません。あなたがパソコンで行う作業、もしくはファイルの目的に応じた分類です。

私の場合、サービスごとに「Webサイト制作」「Webサイト管理」「IT業務代行」「パソコンレッスン」のフォルダを作成するなどしています。

 

「Time」は時間です。ファイルに関係する時間でフォルダを作成したり、ファイル名につけたりします。

例えば「経理」フォルダを作成し、その中に「2017上期」「2017下期」フォルダを作成して、その中にファイルを保存したりします。

 

「Target」は対象です。仕事の場合、取引先別に分けるのが一般的です。他にもイベントや手続きなどにすることもあります。

 

そしてこの3つのTを組み合わせて、多種多様なファイルを整理していきます。

 

3つのTを基準にフォルダ階層を作る

ファイル整理_3T

この画像は1つの例です。階層ごとにフォルダ(図では青ブロック)を作っています。

ここにはフォルダしか書いていませんが、それぞれのフォルダにファイルを保存して管理します。フォルダの中に複数のフォルダ、複数のファイルが混在することは変な事ではありません。

なので、一番下の階層以外のフォルダにファイルが存在するのは自然な事です。

 

そして階層は上から「Type(分類)」「Target(対象)」「Time(時間)」としていますが、順番が変わっても問題ありません。

経験からすると、一番上は「Type」が分かりやすいと思います。

 

3つのTを実際にやると起きる問題

よーし、じゃあ上の図を参考にしながら、散らかった自分のパソコンを整理整頓するぞー!と思ってやってみてください。

割と早めに「ん?」ってなるかと思います。

理由は、仕分けする基準が1つだけじゃないからです。

 

デジカメの写真を想像してみましょう。1台のデジカメで、子供を撮ったり、自分の趣味関係の写真を撮ったり、散歩中の風景を撮ったりしますよね?

それらの写真の仕分けは、「時間」でも「対象」でもすることができます。「2016年」「2017年」のようにして時間で分けることもできるし、「子供」「釣り」など対象で分けることもできます。

こういう時、どうしたらいいんでしょうか?

 

答えは、自分にとって楽なルールを決めることです。

実際に整理していくと、理想的なかたちには中々なりません。仕分けが難しかったり例外が出たりします。

ここで考えて欲しいのは、そもそもの目的は何だったのかということ。

 

それは、「パソコンを整理整頓して無駄な時間を省き、パソコンを上手に使う」ということです。

整理整頓は目的ではなく、あくまで手段です。そこに時間をかけるのは本末転倒になってしまう。

 

この考えをベースにしながら、自分にとって楽な3Tルールを決めていきます。

「現在の自分が少ない時間で整理できる」かつ「将来の自分が少ない時間でファイルを探せる」ことが重要です。

 

ファイル整理に関するアドバイス

完璧に整理整頓しようとするのはやめましょう。時間の無駄です。何故なら理想の形式が変わっていくからです。

あなたのパソコンスキルやパソコンの利用用途、さらには考え方によって理想的なファイルの整理法はその都度かわっていきます。

 

ファイルの整理整頓はパソコン作業の効率をぐっと高めますが、自分のスタイルが確立して実践できるようになれば、それ以上の時間をかけることはしない方がいいです。

ファイル整理にこだわって時間を無駄にするよりも別の作業をした方が、あなたの人生の効率はぐっと高まります。

 

うまいこと言おうとして失敗したケースですね。すみません。

ファイル整理について、参考にしてみてください。

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